Обоснование для введения штатной единицы. Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов исходящие письма 1. Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы бюджетная организация или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления  Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 2. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций как государственных, так и коммерческих склонны воспринимать их всерьез. Обоснование На Введение Новой Единицы Штатного' title='Обоснование На Введение Новой Единицы Штатного' />Обоснование для введения штатной единицы P. Тоже самое и в том случае, если одну должность убирают, а ей взамен создают новую. Как оформить приказ о введении новой должности в штатное. В ней необходимо подробно описать обоснования введения рабочей единицы,. В приказе должна быть обоснована необходимость введения новой штатной единицы иили нового подразделения. Утвержденной формы для таких. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого. Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы бюджетная организация. Должности или отдельные штатные единицы могут быть. Введение должности. Е.Я. Соколов Теплофикация И Тепловые Сети Учебник Для Вузов здесь. Как правило, большинство таких документов в обосновании. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. ПримерНормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной властиНаименование работы обработка отправляемых документов. Содержание работы Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту. В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно 1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником. Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено проставление адреса на конверте. Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации. Обоснование На Введение Новой Единицы Штатного Расписания' title='Обоснование На Введение Новой Единицы Штатного Расписания' />Свои аргументы можно усилить такими данными Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 1. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 23 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее. Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 23 от общей численности работников. Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации поделить количество хранящихся в архиве дел на 3. Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,0. Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов. Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ см. Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти, взяты только пп. То есть получается, что если только работник не производит каких то дополнительных операций с документами взят случай самой простой обработки, то в месяц у него уйдет на эту работу около 4. Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы контроль исполнения, работа с архивом и т. Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения. Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации на расширение штатов иили повышение зарплаты и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена. На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т. Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем. Н. А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International.